Så skriver du en bra RFP för ett nytt rekryteringssystem (ATS).

När ni är på jakt efter ett nytt ATS (Applicant Tracking System eller rekryteringssystem) kan det vara svårt att veta var ni ska börja. Det är där en RFP (Request for Proposal) kommer in i bilden. Rätt utförd kan en RFP hjälpa till att förenkla köpprocessen, jämföra leverantörer på ett rättvist sätt och slutligen välja ett system som verkligen passar behoven hos ert team och er organisation.

Vad är en RFP för ett ATS?

En RFP för ett ATS är både ett dokument och en formell process som hjälper organisationer att utvärdera, jämföra och välja rätt rekryteringssystem och leverantör. RFP-dokumentet innehåller vanligtvis en lista över viktiga krav och frågor inom områden som funktionalitet, integrationer, säkerhet, efterlevnad av lagliga krav, support med mera. Leverantörerna uppmanas att komplettera en RFP genom att ange om de uppfyller varje krav och, om så är fallet, genom att ge en detaljerad förklaring kring hur de uppfyller dem.

Vissa organisationer skickar ut en RFP tidigt i inköpsresan, till och med innan produktdemos setts, för att anpassa teamet internt efter huvudkraven och se till att rätt frågor ställs. Andra väntar och använder en RFP som ett slutgiltigt jämförelse- och beslutsverktyg efter att de redan har gjort en kortlista över leverantörer eller genomfört demos.

Hur en RFP passar in i köpresan

Beroende på hur er köpprocess ser ut kan en RFP ha olika syften.

• Före demos: Som ett planerings- och filtreringsverktyg
  En RFP används som ett tillfälle att förankra kraven i teamet, sålla bort okvalificerade leverantörer och bestämma vilka frågor som är viktigast att ställa under demos. Att använda den i det här skedet bidrar till att säkerställa att endast relevanta leverantörer kommer till demo-stadiet.

• Efter demos: Som ett validerings- och beslutsverktyg
  När ni har sett produkten kan en RFP hjälpa dig att gå djupare in på detaljer som säkerhet, implementering eller prissättning. Det är särskilt användbart för att jämföra viktiga detaljer som demos inte alltid täcker men som är avgörande för er beslutsprocess.
  
  
• Under urvalet: Som ett verktyg för att begränsa alternativen eller avgöra ett oavgjort resultat
  Om ni ska välja mellan de 2-3 sista leverantörerna kan en RFP användas för att klargöra eventuella kvarstående frågor och funderingar. Den kan också belysa leverantörsskillnader, stora som små, som kan hjälpa er att fatta ert slutliga beslut.

Exempel på en tidslinje för en RFP

Alla organisationer använder RFP:er på lite olika sätt, men ett exempel på en tidslinje för en RFP-process kan se ut så här:

1. Genomför en övergripande marknadsundersökning för att utforska ATS-alternativ för er organisation
2. Boka in upptäcktsmöten med relevanta ATS-leverantörer
3. Strukturera ert RFP utifrån marknadsundersökningen och interna behov
4. Stäm av internt kring prioriteringar, budget och utvärderingskriterier innan RFP:et färdigställs
5. Slutför RFP:et med tydligt specificerade krav och frågor
6. Skicka RFP:et till kvalificerade leverantörer
7. Sätt en deadline för leverantörer att skicka in frågor eller begära förtydliganden kring RFP:et
8. Sätt en deadline för inlämning av det färdigställda RFP-dokumentet
9. Informera utvalda leverantörer om deras status och om de går vidare till nästa urvalssteg
10. Boka demosessioner med de utvalda leverantörerna för en grundlig genomgång av systemet och för att träffa teamet bakom verktyget
11. Utvärdera demosessionerna och färdigställ den interna poängsättningen
12. Gör det slutgiltiga valet och meddela alla leverantörer om beslutet

Vad ingår i en RFP för ett ATS?

Varje RFP ser olika ut beroende på team, företag och mål. Men en av de viktigaste utgångspunkterna är att ha klart för sig varför ATS-bytet överhuvudtaget ska ske. Frågorna i er RFP bör relatera till era nuvarande rekryteringsutmaningar och de resultat ni hoppas kunna uppnå. Det ska inte bara vara en lista över funktioner med ja- eller nej-svar.

Fokusera istället på att formulera era behov som öppna frågor. Om ni till exempel har kämpat med långsam time-to-hire kan ni fråga: "Hur hjälper er plattform till att minska flaskhalsarna i rekryteringsprocessen?"

Genom att be leverantörerna att förklara sin strategi i detalj kan ni bättre förstå hur varje leverantör kan hantera era specifika utmaningar, vilket gör det lättare att hitta den lösning som passar ert team bäst.

Strukturera ert RFP-dokument

De flesta RFP:er är organiserade i kalkylblad, ofta med separata flikar för kärnområden som datasäkerhet, implementering, och användarupplevelse. Inom varje avsnitt kan det finnas en blandning av slutna och öppna frågor så att leverantörerna kan förklara både vad deras produkt gör och hur den fungerar.

Ni kan till exempel inkludera ja/nej-frågor för att få klarhet - till exempel om en plattform stöder SSO - men balansera det med öppna frågor om hur systemet stöder internt samarbete eller förbättrar rekryterarens effektivitet.

Här är några av de typiska områden som er ATS RFP bör täcka:

• GDPR och datasäkerhet: Ni behöver ett system som följer relevanta dataskyddslagar och som kan garantera säkerheten för både er organisations och era kandidaters data. Fråga leverantörerna hur de hanterar datasäkerhet, var data lagras och hur de upprätthåller efterlevnad i olika regioner.
  
  
• Globala anställningar: Om er organisation är verksam i flera länder eller regioner måste ert ATS stödja internationellt samarbete. Detta inkluderar anpassningsbara arbetsflöden per plats, språkstöd och funktioner som är utformade för tvärfunktionella, distribuerade rekryteringsteam.
  
  
• Användarupplevelse: Ett bra ATS bör vara intuitivt för både erfarna rekryterare och mindre frekventa användare som rekryterande chefer. Fråga hur systemet stöder olika användartyper och vilka resurser för introduktion och utbildning som finns tillgängliga.
  
  
• Skalbarhet och anpassning: I takt med att ert team växer och utvecklas bör även ert ATS växa. Leta efter plattformar som kan anpassa sig till förändrade arbetsflöden, stödja anpassade fält och steg samt enkelt integreras med era befintliga verktyg.
  
  
• Support och tjänster: Vem ringer ni när ni behöver hjälp? Hur fungerar supporten under och efter implementeringen? Fråga om tillgängliga supportkanaler och vilken typ av onboarding, utbildning och löpande hjälp som ingår.
  
  
• Kandidatupplevelsen: Ert ATS bör stödja en smidig och genomtänkt resa för kandidaterna. Från hur enkelt det är att ansöka till uppdateringar i rätt tid och varumärkeskommunikation; fråga hur systemet fokuserar på att leverera en positiv kandidatupplevelse.
  
  

• Employer branding: Den del av ATS-systemet som vänder sig till kandidaterna ska kännas som en förlängning av arbetsgivarens varumärke. Fråga om anpassningsmöjligheter för jobbannonser, karriärsidor och automatiserad kommunikation.

Att skriva en RFP som fungerar - vad man bör och inte bör göra

När det gäller att skriva en framgångsrik RFP finns det några tips att tänka på:

Se till att:

• Fokusera på övergripande mål och behov. Rekryterings- och HR-team förstår vilken inverkan en effektiv rekrytering har på verksamheten och vilka konsekvenser en ineffektiv process kan få. En RFP är er chans att koppla dessa utmaningar på affärsnivå till det system ni väljer. Var tydlig med hur framgång ser ut och hur ert nästa ATS kan hjälpa er att nå dit.
  
  
• Involvera alla stakeholders tidigt. De bästa RFP:erna är tvärfunktionella. Rekryterare kanske bryr sig mest om användbarhet och arbetsflöde. IT och säkerhet kommer att fokusera på integrationer, datahantering och efterlevnad. Rekryterande chefer vill ha enkelhet. Era jurister kanske vill ha klarhet i GDPR. Ta med alla i processen tidigt och ta hänsyn till deras synpunkter i de frågor ni ställer.
  
  
• Utvärdera teamet, inte bara tekniken. Er ATS-leverantör ska bli en långsiktig partner, inte bara en leverantör. Använd RFP-processen för att lära er mer om teamet bakom plattformen. Inkludera frågor om företagets vision, produktfärdplan eller till och med de specifika personer som ni kommer att arbeta med. Att förstå deras värderingar, supportmodell och långsiktiga fokus kan vara lika viktigt som att utvärdera själva produkten.
  
  
• Kom ihåg: en RFP är till för er. Den bör struktureras på det sätt som hjälper er att samla in den information ni behöver för att fatta ett välgrundat beslut.

Undvik att:

• Förlita er på ja/nej-frågor. Det är här många RFP:er går fel. Om alla era frågor kan besvaras med ett "ja", bli inte förvånad när alla leverantörer på er kortlista verkar ha alla funktioner som krävs. Men om ni frågar hur, kanske ni kan se större skillnader mellan leverantörerna. Ett exempel:
  
  Istället för: "Har ert system stöd för automatisk CV-analys?"
  Prova med: "Hur hjälper ert system rekryterare att snabbt hitta och utvärdera kandidatprofiler?"
  
  
• Utgå från att ni känner till rätt funktion. I exemplet ovan kanske ni tror att ni behöver CV-analys, men vad ni egentligen behöver är ett enkelt sätt att hitta kvalificerade kandidater. Fokusera på resultatet, inte på funktionen, och låt leverantörerna förklara hur deras lösning uppfyller ert underliggande behov.
  
  
• Hoppa över interna stakeholders. Om ni inte tar med rätt intressenter i processen tidigt kan er RFP missa viktiga överväganden - eller ännu värre, blockas av obesvarande frågor när det väl är dags att fatta ett beslut.

• Förlita er för mycket på mallar för RFP:er. En RFP-mall är en bra utgångspunkt (speciellt vår!), men modifiera alla mallar efter era behov och krav. En generisk RFP kommer att leda till generiska svar. Ju tydligare ni är när det gäller era specifika behov, desto mer användbara blir svaren.

Så här utvärderar ni RFP-svaren

När svaren har kommit in bör ni ta ett steg tillbaka och se över de mål som ni satte upp i början av processen. Vilka leverantörer svarar tydligt för dessa prioriteringar? Använd en poängmatris för att hjälpa er att jämföra svaren. Den behöver inte vara avancerad, bara konsekvent så att ni kan göra tydliga jämförelser.

Involvera alla stakeholders igen. Be rekryterare att tycka till om användarupplevelsen, IT att titta på integrationer och jurister att kontrollera om det finns varningssignaler.

Läs också mellan raderna. Är svaren genomtänkta eller schablonmässiga? Visar de att leverantören verkligen förstår er verksamhet och era utmaningar? Vaga svar eller överdrivet polerade svar kan vara varningssignaler.

Vad händer efter en RFP?

När ni har granskat svaren och gjort en kortlista över leverantörer är det dags att gå in i nästa fas: produktdemos och slutliga utvärderingar.

Använd det ni har lärt er i RFP:n för att vägleda dessa demos. Men lyssna inte bara på en säljpresentation - be att få se hur plattformen hanterar de scenarier som är viktigast för er.

Prata med referenser. Be leverantörerna att sätta er i kontakt med kunder som är av liknande storlek eller bransch. Hur var implementeringen? Hur är supporten? Skulle de välja det här systemet igen?

När ni har fattat ert beslut bör ni förankra det hos ledningen och era stakeholders innan ni går vidare till upphandling och juridisk granskning. Ju tydligare ni har varit under hela RFP-processen, desto enklare blir det här steget.

Sammanfattning och slutliga rekommendationer

I grund och botten är er RFP mer än bara ett dokument - det är ett strategiskt verktyg för att klargöra var er rekrytering står idag, vart den behöver utvecklas och vilken typ av partner som kan hjälpa er att komma dit. Den börjar med att nämna de utmaningar som ert nuvarande system inte kan lösa, bjuder in leverantörer att visa hur de kommer att stödja era mål och avslutas med en lösning som inte bara uppfyller dagens behov utan som växer med er över tid. När en RFP görs på rätt sätt hjälper den er inte bara att välja ett system, utan också en partner och en tydlig väg mot en snabbare och säkrare rekrytering.