Een RFP schrijven voor een ATS dat werkt

Als je op zoek bent naar een nieuw Applicant Tracking System (ATS), kan het moeilijk zijn om te weten waar je moet beginnen. Dat is waar een RFP (Request for Proposal) om de hoek komt kijken. Als je het goed aanpakt, kan een RFP helpen om het aankoopproces te vereenvoudigen, verkopers eerlijk te vergelijken en een systeem te kiezen dat echt past bij de behoeften van jouw team en organisatie.

Wat is een RFP voor een ATS?

Een RFP voor een ATS is zowel een document als een formeel proces dat organisaties helpt bij het evalueren, vergelijken en selecteren van het juiste recruitmentsysteem en de meest geschikte leverancier. In het RFP-document worden meestal de belangrijkste eisen en vragen opgesomd op gebieden als systeemfunctionaliteit, integraties, beveiliging, compliance, ondersteuning en meer. Verkopers worden uitgenodigd om de RFP aan te vullen door aan te geven of ze aan elke eis voldoen en, zo ja, door een gedetailleerde uitleg te geven over hoe ze daaraan voldoen.

Sommige organisaties publiceren een RFP vroeg in het kooptraject, zelfs vóór productdemo's, om de teams intern op één lijn te krijgen wat betreft de belangrijkste vereisten en om de juiste vragen te stellen. Anderen wachten tot na het maken van een shortlist van leveranciers of het afronden van demo's om de RFP te gebruiken als een definitief vergelijkings- en beslissingsinstrument.

Hoe een RFP past in het aankooptraject

Afhankelijk van uw aankoopproces kan een RFP verschillende doelen dienen.

• Vóór demo's: Als hulpmiddel bij het plannen en filteren
  betreft de vereisten, om ongekwalificeerde leveranciers uit te sluiten en om te beslissen welke vragen het belangrijkst zijn om te stellen tijdens demo's. Door het in dit stadium te gebruiken, zorg je ervoor dat alleen relevante verkopers naar de demo's komen.

• Na demo's: Als validatie- en beslissingstool
  Zodra je het product hebt gezien, helpt een RFP je om dieper in te gaan op specifieke zaken zoals beveiliging, implementatie of prijzen. Het is vooral nuttig voor het vergelijken van belangrijke details die niet altijd in demo's aan bod komen, maar wel cruciaal zijn voor je besluitvormingsproces.
  
  
• Tijdens het maken van een shortlist: Als hulpmiddel om opties te beperken of een gelijke stand te doorbreken
  Als u een keuze moet maken tussen de laatste 2-3 leveranciers, kan de RFP worden gebruikt om eventuele resterende vragen en zorgen te verduidelijken, of om verschillen - groot of klein - te benadrukken die u kunnen helpen bij uw uiteindelijke beslissing.

Voorbeeld van een RFP tijdlijn

Omdat elke organisatie RFP's net iets anders gebruikt, zou een voorbeeld tijdlijn voor een RFP-proces er als volgt uit kunnen zien:

1. Voer een verkennend marktonderzoek uit om ATS-opties voor jouw organisatie te onderzoeken
2. Plan kennismakingsgesprekken in met geschikte ATS-leveranciers
3. Structureer je RFP op basis van het marktonderzoek en interne behoeften
4. Stem intern af over prioriteiten, budget en beoordelingscriteria voordat de RFP wordt afgerond
5. Rond de RFP af met duidelijke vragen en vereisten
6. Verstuur de RFP naar gekwalificeerde leveranciers
7. Stel een deadline in voor leveranciers om vragen of verzoeken om verduidelijking in te dienen
8. Stel een deadline in voor het indienen van het volledig ingevulde RFP-document
9. Informeer geselecteerde leveranciers over hun status en of ze doorgaan naar de volgende selectieronde
10. Plan demo’s in met de geselecteerde leveranciers voor een grondige demonstratie van het systeem en om kennis te maken met het team achter het product
11. Evalueer de demo’s en voltooi de interne beoordeling
12. Maak de definitieve keuze en informeer alle leveranciers over de uitkomst

Wat staat er in een ATS RFP?

Elke RFP ziet er anders uit, afhankelijk van het team, het bedrijf en de doelstellingen. Maar een van de belangrijkste uitgangspunten is duidelijk zijn over waarom de ATS omschakeling überhaupt plaatsvindt. De vragen in de RFP moeten betrekking hebben op uw huidige wervingsuitdagingen en de resultaten die u hoopt te bereiken. Het moet niet alleen een lijst van functies zijn met ja-of-nee antwoorden.

Richt u in plaats daarvan op het formuleren van uw behoeften als open vragen. Als u bijvoorbeeld worstelt met een trage time-to-hire, kunt u vragen: "Hoe helpt uw platform knelpunten in het wervingsproces te verminderen?"

Door verkopers te vragen om hun aanpak in detail uit te leggen, begrijp je beter hoe elk van hen jouw specifieke uitdagingen aanpakt en wordt het eenvoudiger om de oplossing te vinden die het beste bij jouw team past.

Het RFP-document structureren

De meeste RFP's zijn georganiseerd in spreadsheets, vaak met aparte tabbladen voor kerngebieden zoals gegevensbeveiliging, implementatie en gebruikerservaring. Binnen elke sectie kan er een mix van gesloten en open vragen zijn, zodat leveranciers kunnen uitleggen wat hun product doet en hoe het werkt.

Je zou bijvoorbeeld ja/nee vragen kunnen opnemen voor de duidelijkheid, zoals of een platform SSO ondersteunt, maar balanceer dat met open vragen over hoe het systeem de interne samenwerking ondersteunt of de efficiëntie van de recruiter verbetert.

Hier zijn enkele typische gebieden die in de RFP van je ATS aan bod moeten komen:

• GDPR en gegevensbeveiliging: Je hebt een systeem nodig dat voldoet aan de relevante wetten voor gegevensbescherming en dat de veiligheid van zowel de gegevens van je organisatie als die van je kandidaten kan garanderen. Vraag verkopers hoe ze omgaan met gegevensbeveiliging, waar gegevens worden opgeslagen en hoe ze de compliance in verschillende regio's handhaven.
  
  
• Wereldwijde werving: Als u in meerdere landen of regio's actief bent, moet uw ATS internationale samenwerking ondersteunen. Dit omvat aanpasbare workflows per locatie, taalondersteuning en functies die zijn ontworpen voor multifunctionele, gedistribueerde wervingsteams.
  
  
• Gebruikerservaring: Een goed ATS moet intuïtief zijn voor zowel ervaren recruiters als minder frequente gebruikers zoals aanname managers. Vraag hoe het systeem verschillende gebruikerstypes ondersteunt en welke onboarding- en trainingsmiddelen beschikbaar zijn.
  
  
• Schaalbaarheid en maatwerk: Naarmate je team groeit en zich ontwikkelt, moet je ATS ook meegroeien. Zoek naar platforms die zich kunnen aanpassen aan veranderende workflows, die aangepaste velden en fases ondersteunen en die gemakkelijk integreren met uw bestaande tools.
  
  
• Ondersteuning en diensten: Als je hulp nodig hebt, wie bel je dan? Hoe werkt de ondersteuning tijdens en na de implementatie? Vraag naar de beschikbare ondersteuningskanalen en wat voor soort onboarding, training en doorlopende assistentie is inbegrepen.
  
  
• Ervaring van de kandidaat: Uw ATS moet een soepel en doordacht traject voor kandidaten ondersteunen. Van het gemak van solliciteren tot tijdige updates en merkcommunicatie, vraag hoe het systeem zich richt op het leveren van een positieve kandidaat ervaring.
  
  

• Employer branding: De kandidaat gerichte kant van uw ATS moet aanvoelen als een verlengstuk van uw employer brand. Vraag naar aanpassingsmogelijkheden voor vacatures, carrière pagina's en geautomatiseerde communicatie.

Do's en don'ts voor het schrijven van een RFP die werkt

Bij het schrijven van een succesvolle RFP zijn er een paar tips om in gedachten te houden:

Do

• Focus op doelen en behoeften in het grote geheel. Recruiting- en HR-teams begrijpen welke impact effectieve werving heeft op het bedrijf en wat de gevolgen zijn van inefficiënte processen. Een RFP is je kans om die uitdagingen op bedrijfsniveau te koppelen aan het systeem dat je kiest. Wees duidelijk over hoe succes eruit ziet en hoe uw volgende ATS u kan helpen dat doel te bereiken.
  
  
• Betrek uw stakeholders er vroeg bij. De beste RFP's zijn cross-functioneel. Recruiters zijn misschien het meest geïnteresseerd in gebruiksvriendelijkheid en workflow. IT en beveiliging richten zich op integraties, gegevensverwerking en compliance. Aanwervings Managers willen eenvoud. De juridische afdeling wil misschien duidelijkheid over GDPR. Betrek iedereen in een vroeg stadium bij het proces en verwerk hun input in de vragen die je stelt.
  
  
• Evalueer het team, niet alleen de technologie. Je ATS-provider wordt een langetermijnpartner, niet alleen een leverancier. Gebruik het RFP-proces om meer te weten te komen over het team achter het platform. Stel vragen over de visie van het bedrijf, de product roadmap of zelfs de specifieke mensen met wie je gaat samenwerken. Inzicht in hun waarden, ondersteuningsmodel en langetermijnfocus kan net zo belangrijk zijn als het evalueren van het product zelf.
  
  
• Onthoud: een RFP is voor u. Het moet gestructureerd zijn op een manier die u helpt de informatie te verzamelen die u nodig hebt om een weloverwogen beslissing te nemen.

Niet

• Vertrouw op alleen ja/nee vragen. Dit is waar veel RFP's de mist in gaan. Als al je vragen met "ja" kunnen worden beantwoord, moet je niet verbaasd zijn als alle leveranciers op de shortlist alle vereiste functies lijken te hebben. Maar als je vraagt hoe, kun je misschien meer onderscheid zien tussen leveranciers. Bijvoorbeeld:
  
  In plaats van: "Ondersteunt uw systeem CV parsing?"
  Probeer: "Hoe helpt uw systeem recruiters bij het snel vinden en evalueren van kandidaatprofielen?"
  
  
• Ga ervan uit dat u de juiste functie kent. In het bovenstaande voorbeeld denkt u misschien dat u cv parsing nodig hebt, maar wat u echt nodig hebt is een eenvoudige manier om gekwalificeerde kandidaten te vinden. Focus op het resultaat, niet op de functie, en laat verkopers uitleggen hoe hun oplossing voldoet aan uw onderliggende behoefte.
  
  
• Interne afstemming overslaan. Als je de juiste belanghebbenden niet vroeg bij het proces betrekt, kan je RFP belangrijke overwegingen over het hoofd zien - of erger nog, stagneren wanneer het tijd is om een beslissing te nemen.

• Te veel vertrouwen op RFP's met sjablonen. Een RFP-sjabloon is een goed startpunt, maar pas alle sjablonen aan voor uw behoeften en vereisten. Een algemene RFP zal leiden tot algemene antwoorden. Hoe duidelijker u bent over uw specifieke behoeften, hoe bruikbaarder de antwoorden zullen zijn.

Hoe u RFPreacties evalueert

Zodra de reacties binnenkomen, neem dan een stap terug en herbekijk de doelen die u aan het begin van het proces hebt gesteld. Welke leveranciers beantwoorden duidelijk aan deze prioriteiten? Gebruik een scoringsmatrix om de reacties te vergelijken. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, alleen consistent om zinvolle vergelijkingen te maken.

Betrek je stakeholders er weer bij. Vraag recruiters om mee te denken over de gebruikerservaring, IT om te kijken naar integraties en juridische zaken om te controleren op rode vlaggen.

Lees ook tussen de regels door. Zijn de antwoorden doordacht of standaard? Laten ze zien dat de leverancier uw bedrijf en uw uitdagingen echt begrijpt? Vage antwoorden of overdreven gepolijste antwoorden kunnen rode vlaggen zijn.

Wat gebeurt er na de RFP?

Nadat je de antwoorden hebt bekeken en de verkopers op de shortlist hebt gezet, is het tijd voor de volgende fase: productdemo's en eindevaluaties.

Gebruik wat je hebt geleerd in de RFP om die demo's te begeleiden. Maar blijf niet alleen zitten bij een verkooppresentatie - vraag om te zien hoe het platform omgaat met de scenario's die voor jou het belangrijkst zijn.

Praat met referenties. Vraag verkopers om je in contact te brengen met klanten die vergelijkbaar zijn in grootte of branche. Hoe was de implementatie? Hoe is de ondersteuning? Zouden ze opnieuw voor dit systeem kiezen?

Als je eenmaal een beslissing hebt genomen, stem deze dan af met de leiding en belanghebbenden voordat je overgaat tot inkoop en juridische beoordeling. Hoe duidelijker u bent geweest tijdens het RFP-proces, hoe eenvoudiger deze stap zal zijn.

Samenvatting en uiteindelijke aanbevelingen

In de kern is een RfP meer dan alleen een document: het is een strategisch hulpmiddel om duidelijk te maken waar uw werving vandaag staat, waar het naartoe moet en wat voor soort partner u zal helpen om daar te komen. Het begint met het benoemen van de uitdagingen die uw huidige systeem niet kan oplossen, nodigt leveranciers uit om te laten zien hoe ze uw doelen kunnen ondersteunen en eindigt met een oplossing die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook meegroeit met de tijd. Als een RFP goed wordt uitgevoerd, helpt deze u niet alleen een systeem te kiezen, maar ook een partner en een pad naar snellere, meer zelfverzekerde werving.