Voor het werven van grote aantallen of moeilijk vervulbare functies vormen bureaus al jarenlang een belangrijke steun voor wervingsteams. Of het nu gaat om het vinden van de perfecte match wanneer interne capaciteit onder druk staat, of het aanboren van gespecialiseerde talentpools: bureaus krijgen het werk gedaan.
Toch is het proces achter de schermen vaak onduidelijk. Communicatie verloopt versnipperd, prestaties zijn lastig te meten en de ROI blijft vaak vaag. Elk bureau hanteert zijn eigen werkwijze, waardoor resultaten moeilijk te vergelijken zijn en het lastig is om te zien welke partners echt waarde toevoegen.
Daarom hebben we de Agency Portal ontwikkeld: een centrale plek binnen Jobylon waar recruitmentteams elk aspect van hun bureauwerving kunnen beheren. In deze post bespreken we de meest voorkomende uitdagingen bij het werken met uitzend- en wervingsbureaus, én hoe de Agency Portal helpt om de regie terug te pakken, administratieve lasten te verminderen en betere resultaten te behalen.
De grootste uitdagingen bij werving via bureaus vandaag de dag
Of u nu leiding geeft aan vijf of aan twintig bureaus, de uitdagingen zijn over het algemeen hetzelfde:
-
Inconsistente workflows: Elk bureau heeft zijn eigen proces voor hoe ze werven, hoe ze in uw systemen werken en hoe ze kandidaten aan uw vacatures toevoegen.
-
Tijdrovende administratie: Werken met bureaus betekent vaak onderhandelen over contracten, achter leveranciers aanzitten voor updates en het coördineren van volgende stappen, wat allemaal leidt tot veel handmatig heen-en-weer geloop en onnodige tijd die besteed wordt aan basisadministratie.
-
Verspreide communicatie: Eén bureau belt je, een ander mailt en een derde stuurt updates via Slack. Wanneer gesprekken en beslissingen verspreid zijn over verschillende kanalen, is het makkelijk om het overzicht over beslissingen en resultaten te verliezen.
-
Gebrek aan zichtbaarheid op kosten en prestaties: Bureaus kunnen kandidaten sturen, maar het is moeilijk om een goed beeld te krijgen van hoe ze presteren en welke invloed ze hebben op de belangrijkste aanwervingscijfers, zoals de time-to-hire of de kwaliteit van de aanwerving.
-
Dubbele kandidaten en geschillen over eigendom: Wanneer meerdere bureaus uit dezelfde talentenpool putten, komen dubbele kandidaten vaak voor en ontstaan er snel vragen over welk bureau de eigenaar is van de kandidaat.
Eén plaats om al uw wervingen via bureaus te beheren
Om de rompslomp tot een minimum te beperken en de voordelen van agency recruitment te maximaliseren, lanceerden we de Agency Portal als onderdeel van de Jobylon recruitment suite. Hiring teams hebben nu één systeem om te communiceren met agentschappen, toegang te geven tot jobs en prestaties op te volgen.
Met de Agency Portal kunnen talent teams:
-
Standaardiseren hoe bureaus met uw team werken: Bepaal hoe u wilt dat bureaus met u samenwerken en neem ze op in uw proces, niet andersom. Interne teams kunnen snel worden ingewerkt en bureaus krijgen een gestroomlijnde, digitale inwerkervaring.
-
Halveer de administratietijd: Door het beheer van bureaus te centraliseren, hoeven teams minder vaak handmatig gegevens in te voeren of bureaus te achtervolgen voor updates, waardoor de administratietijd met wel 50% afneemt.
-
Centraliseer communicatie: Alle communicatie met agentschappen wordt direct in Jobylon beheerd. Gedaan met graven in inboxen of het najagen van updates via verschillende kanalen.
-
Volg prestaties en verminder kosten: Bedrijven kunnen hun uitgaven aan agentschappen tot 20% verminderen door prestaties bij te houden, leveranciers te vergelijken en voorrang te geven aan degenen die daadwerkelijk resultaten leveren.
-
Automatisch duplicaten en geschillen over eigendom oplossen: Dubbele kandidaten worden automatisch gemarkeerd en eigendomsregels kunnen worden aangemaakt en afgedwongen om geschillen tussen bureaus over wie een kandidaat als eerste heeft ingediend te voorkomen.
Het beheren van agentschappen hoeft niet te betekenen dat u tijdrovende onboarding, constante achtervolging of handmatige rapportage moet uitvoeren. Met Jobylon's Agency Portal is er een eenvoudigere, slimmere manier om de waarde van het inhuren van bureaus te verkrijgen zonder het extra werk.
Klaar om uw inhuur te stroomlijnen?
De integratie is beschikbaar voor alle Jobylon klanten. Maak een afspraak met uw customer success manager om uw account te configureren en uw team en bureaus in een mum van tijd aan de slag te laten gaan.
