Voor HilverZorg staat het vinden van de juiste mensen centraal in hun missie. Werken met ouderen vereist niet alleen technische vaardigheden, maar ook oprechte passie, enthousiasme en empathie voor mensen op hun kwetsbaarst.
De uitdaging: een complex, handmatig wervingsproces
Voor HilverZorg staat het vinden van de juiste mensen centraal in hun missie. Werken met ouderen vraagt niet alleen om technische vaardigheden, maar ook om echte passie, enthousiasme en empathie voor mensen die zich in een kwetsbare fase bevinden.
Toen recruiter Tanja Tilburg bij HilverZorg begon, was er geen modern ATS. Ze werkten met volledig handmatige processen, waarbij vrijwel alle kandidaatcommunicatie via e-mail verliep.
Recruiters en hiring managers gebruikten Excel-overzichten en handmatige zoekopdrachten in hun inbox om kandidaten te volgen. Het was een tijdrovend proces en het leidde af van strategisch belangrijk werk, zoals het ontwikkelen van loopbaanpaden voor kandidaten met beperkte Nederlandse taalvaardigheid die wel passie hadden voor ouderenzorg, of internationale wervingsinitiatieven.
Daarnaast raakten berichten aan kandidaten regelmatig verloren in drukke inboxen. Recruiters hadden geen goed overzicht van het proces en hiring managers hadden moeite om te zien in welke fase kandidaten zich bevonden.
HilverZorg werft bovendien vaak voor dezelfde functie, maar voor verschillende locaties en zorgomgevingen. Meerdere bijna identieke vacatures zorgden voor onnodige verwarring bij kandidaten. Het team miste een manier om sollicitaties te centraliseren en kandidaten snel naar de juiste rol te leiden.
Voorheen was er helemaal geen overzicht—het was puur giswerk. Nu is alles inzichtelijk in één systeem.
Location manager, HilverZorg
De zoektocht naar een nieuw ATS
HilverZorg had behoefte aan een systeem dat duidelijk inzicht gaf in kandidaten, communicatie centraliseerde, kandidaten snel koppelde aan de juiste vacatures en AVG-compliant werkte.
Ze begonnen met het in kaart brengen van hun wensen en het opstellen van een lijst met vereisten. Na een aanbesteding waarin ook dagelijkse gebruikers van het oude systeem betrokken waren, kwam Jobylon als beste keuze naar voren.
Waarom Jobylon eruit sprong
Gebruiksvriendelijk en duidelijk overzicht voor hiring managers
Veel hiring managers hadden nog nooit met een ATS gewerkt, maar vonden Jobylon direct intuïtief. Recruiters hebben nu overzicht over alle kandidaten, vacatures en communicatie. Alles op één plek voorkomt dat kandidaten uit zicht raken en maakt het proces professioneler en gestructureerd.
Snelle implementatie en sterke ondersteuning
HilverZorg zocht een partner, niet alleen een leverancier — en vond dat in Jobylon. Het team komt regelmatig samen met Jobylon om processen verder te optimaliseren en de juiste kandidaten sneller te vinden. De implementatie verliep vlot en gestructureerd, ondersteund door projectmanagement in Asana. Met een soepele migratie vanuit het oude systeem en praktische begeleiding van het implementation-team stond Jobylon snel live.
Wat ons overtuigde was deels de look-and-feel, maar vooral de flexibiliteit. Alles was mogelijk, en de ondersteuning was snel.
Senior corporate recruiter, HilverZorg
Flexibele vacaturestructuur
Omdat HilverZorg vaak dezelfde functies op meerdere locaties vervult, was flexibiliteit essentieel. Waar kandidaten eerder verward raakten door vrijwel identieke vacatures, worden vacatures nu gebundeld en worden kandidaten direct naar de juiste locatie of zorgomgeving geleid. Een eenvoudige maar krachtige verbetering voor organisaties met hoge instroomvolumes.
Naadloze integraties
Integraties waren een belangrijke voorwaarde. HilverZorg had een systeem nodig waarbij kandidaten automatisch konden doorstromen naar HR-administratie en interviews eenvoudiger ingepland konden worden. Met koppelingen naar AFAS, Outlook en WhatsApp worden kandidaten automatisch doorgestuurd, interviewafspraken en e-mailsjablonen konden eenvoudig worden ingesteld, en verloopt communicatie via de voorkeurskanalen van kandidaten.
Resultatenoverzicht
Met Jobylon volledig geïmplementeerd profiteert HilverZorg nu van:
- Volledig overzicht van alle kandidaten in één systeem
- Snellere time-to-hire op meerdere locaties
- Meer betrokkenheid van hiring managers
- Tijdwinst door afscheid te nemen van e-mail en Excel
- Geen zoekgeraakte kandidaten dankzij gestructureerde workflows
- Een consistente, moderne candidate journey
- Doorlopende optimalisatie via een sterk CSM-partnerschap
Conclusie
Voor een organisatie die essentieel werk levert, had HilverZorg een wervingsproces nodig dat hen hielp de juiste mensen te vinden. Jobylon bood een modern ATS dat hun missie ondersteunt: hoogwaardige ouderenzorg bieden met respect en compassie.
Door workflows te standaardiseren, AVG-compliant te werken en administratieve lasten te verminderen, heeft Jobylon tijd vrijgemaakt voor innovatieve wervingsoplossingen en voor het opbouwen van betekenisvolle relaties met kandidaten. In nauwe samenwerking met Jobylon blijft HilverZorg haar strategie verfijnen — van nieuwe wervingsmarkten tot toekomstige functionaliteiten. Met een groeiende personeelsbehoefte heeft het team nu een schaalbare basis om hun ambities te ondersteunen.
Ontdek hoe andere bedrijven hun rekruteringsuitdagingen aangingen met Jobylon's gebruiksvriendelijke rekruteringssoftware door meer klantverhalen te ontdekken. U kunt ook een demo boeken om de software in actie te zien en te bespreken hoe Jobylon aan uw wervingsbehoeften kan voldoen.
