Digital onboarding av nya kollegor under distansarbete

#HREatspodden: Jobylon

I dagens avsnitt av #HREatspodden gästas vi avJosefine Söderqvist, CHRO på Benify!

“Jag tror på att bygga krossfunktionella relationer redan från start”

Hur lyckas du som ledare att få dina nyanställda att anamma företagskulturen – under en digital onboardingprocess – i en tid av distansarbete? I #HREatspodden träffar Jobylon branschens vassaste HR-direktörer och företagsledare, för att prata om distansrekrytering och framtidens arbetsplatser. I det senaste avsnittet gästar ingen mindre än Josefine Söderqvist, CHRO på det snabbväxande bolaget Benify, som välkomnat över sextio nya medarbetare sedan pandemins intåg.

Innan HR-techbolaget Benify beslutade om distansarbete gjorde de en kartläggning över hela företaget på teamnivå för att utkristallisera potentiella brister vid en flytt till varje medarbetares hem. Pre-boardingen – och stora delar av onboardingen – var redan digitaliserade via bolagets plattform men de identifierade en stor nöt att knäcka: relationsbyggandet. 

– Relationsbyggandet utgör en viktig del av en introduktion och det sker betydligt mer naturligt när man ses face to face. Vi insåg ganska snabbt att vi behövde tänka kreativt kring hur vi kan bygga starka relationer på distans, förklarar Josefine.

Hon beskriver vidare att ett speciellt moment för Benifys onboarding har varit deras introduktionsdagar. Ett tillfälle då de samlat alla kollegor från olika kontor för att bygga relationer, interagera och samarbeta genom diverse workshops. Här fick Josefine och hennes kollegor hitta nya vägar. Hur skulle de genomföra introduktionsdagarna på distans utan att tappa interaktionsmomenten? 

– Vi har flyttat våra introduktionsdagar – från huvudkontoret till Zoom – och fortsatt med workshops för att skapa interaktion i olika konstellationer. Genom funktionen breakout rooms har vi delat in medarbetarna i mindre grupper. Då vågar de oftast öppna upp sig mer, räds inte för att säga tokiga saker och bjuder mer på sig själva vilket i sin tur bygger relationer. Att hellre genomföra workshops i mindre grupper framför föreläsningsformat har varit en nyckel för oss.

 

Att bygga krossfunktionella relationer från dag ett

 

Det finns en fälla som är särskilt lätt att hamna i – att kontaktytorna begränsas till det närmsta teamet och att vi blir inrutade i våra specifika arbetsuppgifter. För att komma runt dilemmat och ge nyanställda möjlighet att interagera med kollegor som besitter andra kompetenser inom bolaget har Benify utvecklat ett vinnande koncept.

  

– Vi har formellt bokat in informella one to one-tillfällen för våra nyanställda där de får möta en så kallad BeniFriend och prata om precis vad de vill, ställa frågor eller be om råd. Jag tror på att bygga krossfunktionella relationer redan från start. 

 

Hur sammanlänkar ni de anställda?

 

– I vissa sammanhang använder vi oss av slumpverktyg men när det gäller BeniFriends ligger det en viss tankeverksamhet bakom. Vårt talentteam som ansvarar för introduktionen tittar efter vart det kan finnas ett extra värde men även vilken funktion i bolaget som det kan vara betydelsefullt för den nyanställda att bygga en relation till.

 

Informella sammanhang skapar djupare relationer

 

Det är en sak att förmedla företagskulturen till nya människor och något helt annat att aktivt få med dem genom en skärm. Josefine trycker på vikten av att låta varje individ lära känna sina kollegor bakom jobbfasaden.

 

– Det är oftast under de mer informella sammanhangen som du faktiskt börjar lära känna de personer du jobbar med. De roliga inslagen och teamaktiviteterna får inte upphöra på grund av distansen. Därför har vi bland annat låtit våra tidigare kontorsspecifika personalklubbar sammanstråla och skapat ett krossfunktionellt distansteam som driver Benify Fun Force, förklarar hon och fortsätter:

 

– Benify Fun Force har en generös budget tilldelad sig från bolaget och drivs av de anställda, för de anställda. De bjuder in till och genomför roliga aktiviteter på olika teman, i syfte att bygga starka relationer mellan team, individer och länder. Vi har också uppmuntrat alla kollegor i bolaget att dela med sig av sina tips och best practices. Kommer de på något bra får de involvera fler, exempelvis genom att utmana andra team i en tävling. Våra medarbetare har varit väldigt kreativa. Det är jättekul att se.

 

Har du något kreativt exempel att dela med dig av?

 

– Vårt marknadsteam skapade en utmaning som hette Vem bor här?. Deltagarna hade fått skicka in olika bilder från sina hem, det kunde vara alltifrån ett föremål till ett rum eller en inblick i kylskåpet, någonting som inte redan hade synts i Zoom-kameran. Sedan arrangerades en tävling likt På Spåret. Hela teamet engagerades samtidigt som de lärde känna varandra på ett djupare plan.

 

Vågskålen mellan olika behov

 

Det är tydligt att Josefine lever efter devisen att insupa all form av feedback för att ständigt lyfta medarbetarupplevelsen. Hon delar med sig av en specifik utmaning som framkommit. Nämligen att hitta balans i att möta både nyanställda och befintliga medarbetares behov när det kommer till avstämningar.

 

– För de nyanställda finns det ett stort värde i att ha kontinuerliga avstämningar tillsammans med teamet för att få med sig av vad som försiggår. Att förstå sammanhanget för sina arbetsuppgifter och få en uppfattning om vem som besitter vilken kunskap. Samtidigt kan befintliga medarbetare ibland tycka att det blir ganska tjatigt att ha incheckningar varje morgon när de helst vill komma igång med dagen. Det gäller att hitta rätt nivå för varje team.

 

Att kunna anpassa sig till teamets behov är precis vad ledarskap handlar om. Även om det finns vissa generella grundstenar är det inte möjligt för en HR-funktion att skriva en manual som passar in överallt. Däremot är det guld värt att kunna inspireras av andra.

 

– Vi har ledarskapsforum, där det senaste temat varit remote leadership just för att ge våra ledare verktyg, tips och tricks men framförallt för att de ska kunna dela sina best practices sinsemellan. Vi summerar även den feedback våra medarbetare delar med sig av, expertisen vi som HR-funktion sitter på och våra omvärldsbevakningar. Fokuset ligger på att inspireras av best practices för att kunna applicera det som passar för ens eget team.

 

Har du några sista tips du vill skicka med till de ledare som står inför att anställa personal?

 

– Jag skulle rekommendera att digitalisera så mycket som möjligt. Om du använder ett digitalt verktyg för att sköta pre-boarding och onboarding så kommer du att frigöra tid som du kan lägga på just relationsbyggandet. Slutligen, glöm inte att involvera. Onboarding är inte bara en HR- eller ledarskapsfråga. Involvera alla medarbetare i introduktionsfasen av nya kollegor, hela teamet måste hjälpas åt. 

Vi tar med oss Josefines råd om att mötas krossfunktionellt, planera in det informella och involvera hela bolaget i en onboardingprocess för att bygga relationer. Och kanske viktigast av allt – med hjälp av fantasi kommer man långt när det kommer till innovativ problemlösning.

Prenumerera på podden för att hålla dig uppdaterad med de senaste avsnitten. Och följ Jobylon på LinkedIn för att ställa frågor till gästerna och hänga med i samtalet

Vill du också hålla dig uppdaterad med de senaste avsnitten och nyheterna?

Prenumerera på podden här 👇
illustration-2

Intresserad av en demo i vårt rekryteringsverktyg?

Upptäck hur Jobylon kan hjälpa dig med att förenkla din rekryteringsprocess.
Boka demo