Visste du att att vi människor spenderar mycket tid i möten? En undersökning från Doodle visar att 32% av ledare och 21% av medarbetare spenderar mer än 20 timmar i veckan i möten. Det här är alltså i vanlig vardag, inte i en tid präglad av coronakris och hemmajobb. De senaste och de kommande veckorna kommer tiden i möten online sannolikt öka då mycket på jobbet är osäkert. Vilken riktning tar företaget nu? Vilka uppgifter ska prioriteras? Vem gör vad? Frågor som dessa behöver svar och möten är det naturliga sättet att hitta dem. Hur gör man då för att ha effektiva möten online? Vad bör du tänka på och hur undviker du de vanligaste misstagen? Vi går igenom allt det i den här artikeln så dina onlinemöten blir så bra de kan!
Använd video
En stor fördel med att träffas i verkligheten är att vi märker alla små signaler som är så viktiga för hur vi kommunicerar, exempelvis kroppspråk, tonläge och ansiktsuttryck. När vi har onlinemöten missar vi mycket av de signalerna. En sak vi kan göra direkt för att kommunicera bättre och minska risken för missförstånd är att använda kameran. En undersökning från Gigaom visar att 87% av alla som jobbar remote känner större tillhörighet till sitt team när video används i möten online. Se till att alla som är med sätter på sin kamera! Video bidrar till att alla fokuserar och bidrar till mötet. Det är inte lika lätt att gå och hämta en kopp kaffe eller kolla sin email när alla ser vad alla gör. På det viset är deltagarna mer närvarande vilket bäddar för bättre diskussioner och ett bättre möte!
Sätt upp en tydlig agenda
Utan en agenda är det lätt att en stor del av mötestiden försvinner till att prata om de senaste nyheterna om Coronaviruset eller hur det är att jobba hemma – det finns knappast lite att prata om i dessa tider! Men faktum kvarstår att ni har onlinemöten för att diskutera viktiga saker som påverkar företaget. Även fast några minuters kallprat i början är okej för att komma igång är det viktigt att den som leder mötet tar tag i det och styr in samtalet på diskussionspunkt 1.
För att ha effektiva onlinemöten är det viktigt att deltagarna vet förutsättningarna inför mötet. Några grundpunkter att ta med i en agenda är:
- Vad handlar mötet om?
- Vilka frågor ska diskuteras?
- Vem äger de olika samtalspunkterna?
- Tid för att ställa frågor
- Tid för att avsluta och delegera actions så mötet resulterar i att saker faktiskt händer
I slutet är det viktigt att delegera uppgifter som deltagarna kan ta med sig. Bestäm vem som gör vad och till när. Tänk på att vara extra tydlig och försäkra dig om att alla har förstått sina uppgifter då det är lättare att missförstånd händer när vi inte i lika hög utsträckning kan tolka varandras kroppsspråk och tonläge. Genom att strukturera upp dina möten på detta sätt blir det tydligt vad som ska diskuteras och hur ni sen går vidare – ett bra grundrecept för effektiva möten online!
Var uppmärksam på vilka som pratar och vilka som inte pratar
I ett vanligt mötesrum är det lätt att märka om någon deltagare är mer tillbakadragen och inte vågar säga vad den tycker. I möten online är detta mycket svårare att fånga upp men minst lika viktigt! Den som leder mötet bör vara uppmärksam på om någon är tyst och aktivt bryta in i samtalet för att fråga om den här personen har något att tillägga. Ofta i onlinemöten är det många som pratar och ibland samtidigt på grund av lite fördröjningar, då är det skönt att någon bryter av för att fånga upp allas perspektiv i mötet. Det ger mer dynamiska diskussioner och de mer tillbakadragna medarbetarna känner sig inkluderade.
Sammanfattningsvis finns det ett simpelt motto att minnas för att genomföra effektiva möten online – gör det så enkelt och tydligt som möjligt att kommunicera. Video, tydliga agendor och att inkludera alla deltagare är tre bra startpunkter för att uppnå detta, dessutom är de enkla att implementera. Om ni inte redan använder dessa tre nycklar för effektiva onlinemöten – testa nästa gång och märk skillnaden!
Senast uppdaterad: